Vamos a intentar dar algunos consejos prácticos, que deberían tenerse en cuenta para evitar problemas con la AEAT, a la hora de presentar las cuentas en el Registro Mercantil o simplemente porque pueden resultar incoherentes con el objetivo de mostrar la imagen fiel de nuestra entidad. En este sentido, destacaríamos, entre otros:
- Saldo de las cuentas de tesorería
Importante verificar el saldo de cierre de la cuenta (570) Caja y (572) Bancos c/c.
Determinadas prácticas contables o simples errores en el registro de los asientos, pueden llevar a terminar el cierre del ejercicio con un saldo acreedor en la caja de la sociedad; contablemente no está permitido pero además resulta incoherente; en la caja hay o no hay dinero, pero no puede ser negativa.
Lo mismo ocurre con el saldo de nuestra cuenta corriente (572). Aquí si puede ocurrir que en la práctica, en el momento del cierre tengamos un “descubierto o números rojos” en nuestra entidad financiera; no resultará incoherente desde un punto de vista económico pero no está permitido por el Plan General Contable (PGC), por lo que deberíamos reclasificar este saldo acreedor de la cuenta corriente a una cuenta que realmente contemple la imagen fiel de lo que está ocurriendo, es decir, le debemos dinero a nuestro banco por lo que cualquier subcuenta de la cuenta (520) Deudas a corto plazo con entidades de crédito, podría servir para reflejar adecuadamente este saldo.
En otros casos, puede ocurrir que estemos trabajando (con nuestro banco) mediante una póliza de crédito o línea de descuento y sin embargo estemos utilizando la cuenta (572) Bancos c/c para su registro; en este caso hemos de elegir la cuenta adecuada “(5201) Deudas a corto plazo por crédito dispuesto”.
2. Inmovilizados que ya no están en la empresa
Sería conveniente dar de baja estos activos y las cuentas asociadas a los mismos (amortizaciones, deterioros, etc.); es más, en algunos casos incluso puede que resultase beneficioso pues podría darse la imputación de un pérdida por la baja de este activo y consecuentemente minorar el resultado contable.
3. Revisión de amortizaciones acumuladas
La dotación de amortizaciones es algo que no suele olvidarse al finalizar el ejercicio, sin embargo en los últimos ejercicios para aquellas empresas cuya cuenta de resultados era deficitaria se “olvidaba amortizar” para no aumentar las pérdidas de la entidad.
Hechos como este u otros similares, han podido motivar un descuadre en los saldos de las cuentas de Amortizaciones Acumuladas, que deberían ser objeto de verificación para corregirse adecuadamente con cargo o abono a reservas (errores y cambios de criterio según Norma de Registro y Valoración 21ª del PGCPyme), o simplemente actualizados (nuevas estimaciones).
- Cuenta corriente con socios y administradores
Las entradas y salidas de dinero que los socios hacen en sus sociedades es algo con lo que estamos habituados a convivir, sobre todo en las pymes. Pero detectamos en la cuenta (551) Cuenta corriente con socios y administradores:
- Saldo Acreedor de la cuenta (cantidades que mete el socio en la empresa) puede dar lugar a un elevado pasivo corriente (deudas a corto plazo) de la empresa que perjudique los ratios de solvencia, liquidez, etc. para obtener financiación de terceros; por no entrar en la consideración que la Agencia tributaria puede tener al respecto, considerando estas cantidades como préstamo, donaciones, etc.
- Saldo Deudor de la cuenta (cantidades “cogidas” por el socio de la empresa) pueden ser consideradas como una retribución al socio por parte de la Administración tributaria con sus correspondientes consecuencias.
5. Saldos de préstamos, créditos, pólizas, etc.
Un saldo no ajustado en alguna de estas partidas, no sería una buena credencial del profesional responsable como experto contable.
6. Cuentas relacionadas con administraciones públicas (AEAT, S.S.,)
Práctica cada día más habitual, pero todavía insuficiente entre los profesionales de la contabilidad. DEBEMOS cotejar que, el saldo de las cuentas de IVA, Impuesto sobre Sociedades, Retenciones, Seguridad Social, etc., devengadas hasta el 31 de diciembre, coincide plenamente con las autoliquidaciones, declaraciones, etc., que realizaremos en 2019.
- Gastos no Deducibles.
Puede ocurrir que, bien por nuestro desconocimiento de su no deducibilidad o simplemente porque no se recogió el día de su registro en una cuenta habilitada expresamente a tal fin (por ejemplo: «(678) Gastos no deducibles»), no recordemos que existen y realicemos los asientos contables de liquidación del impuesto y el cierre, sin tener en cuenta estos gastos no imputables para la determinación de la base imponible del IS.
