Gasolina, facturas de luz, billetes de tren o consumiciones en bares o restaurantes son algunos de los gastos más comunes de un profesional autónomo, pero ¿Sabemos cuáles pueden desgravar?
Antes de entrar en detalles, es imprescindible asegurarse de que los gastos del autónomo cumplen con los requisitos de Hacienda para que se puedan deducir fiscalmente. Por norma general se tienen que cumplir cuatro condiciones:
- Estar relacionados con su actividad económica. Puede parecer lógico pero a la hora de la verdad, no suele ser nada fácil separar los gastos que provienen del trabajo de los que no lo son. Son especialmente difíciles aquellas cosas de las que se puede hacer un uso laboral y un uso privado. La clave para cumplir este requisito es tener en cuenta que si Hacienda revisa las cuentas, el autónomo tendrá que demostrar que los gastos son necesarios para desarrollar su profesión.
- Estar debidamente justificados. Facturas, recibos, extractos bancarios… Hay varias formas de justificar una compra que se haya realizado. Así que es muy importante pedir factura siempre para cualquier gasto.
- Estar registrados en los ‘libros contables’. Pueden estar en papel o formato electrónico. No tiene que ser un documento concreto, con un fichero Excel es suficiente.
- Estar imputados al ejercicio que corresponda. Es decir, que los gastos que se quieran deducir tienen que estar asociados al periodo en el que se hayan generado.
Para empezar es necesario tener en cuenta que los gastos deducibles dependen de muchos factores. El ‘régimen de tributación’ al que esté acogido el autónomo o el tipo de actividad que desarrolle, son algunos de ellos.
A pesar de esto, hay gastos que son deducibles para todos los autónomos. Estos son los principales:
- Seguro por enfermedad y asistencia médica: las primas que cubran al autónomo, a su cónyuge o a sus hijos menores de 25 años que vivan en el mismo hogar, son gastos deducibles en el IRPF. Lo máximo que cada persona se puede desgravar son 500 euros cada año. O 1.500 euros para los miembros de la familia que tengan alguna discapacidad.
- Vivienda y suministros: Si la actividad profesional se desarrolla desde casa es posible descontar la parte que corresponda a los suministros de ese espacio, por ejemplo un despacho. Habrá que tener en cuenta los días y las horas trabajadas.
Esto también incluye gastos de hipoteca, agua, electricidad, teléfono, gas o Internet. Si la vivienda es de alquiler, deberás solicitar al propietario que te haga un contrato con IVA o uno doble, con IVA para la parte de la casa que se utiliza para trabajar y sin IVA para el resto. De lo contrario, solo podrás deducir el IRPF.
- Dietas: Hasta ahora, deducir estos gastos de la declaración solo era posible siempre que fuesen comidas de trabajo y con clientes. Con la nueva ley de autónomos podrás descontarte también hasta 26,67 euros de gasto diario de manutención si necesitas comer fuera de casa por motivos laborales.
Será imprescindible pagar de forma electrónica o con vales de comida. Las consumiciones deberán hacerse en días laborales y en restaurantes o cafeterías.
- Vehículo particular: del vehículo y los gastos que provienen de su uso (mantenimiento, aparcamiento, combustible, seguro, peajes, etc.), se puede deducir hasta un 50% del IVA. Si se utiliza para el transporte de viajeros o mercancías (taxis, autoescuelas, repartidores, transportistas, etc.), se puede deducir el 100%. El IRPF, en cambio, sólo se podrá deducir si se usa exclusivamente para trabajar (y es demostrable). Aquí la ley también incluye buenas noticias. Podrá desgravarse el 50% de lo que se gaste en la gasolina de un vehículo que se utilice solo para trabajar.
- Desplazamientos, hoteles y viajes: la deducción es aplicable a los gastos de viajes profesionales, desplazamientos en transporte público y estancias en hoteles. Una vez más, siempre que estén relacionados con la actividad e ingresos del autónomo.
Por el contrario, la ley indica que hay una serie de gastos que nunca se podrán desgravar. Estos se corresponden con las multas, las sanciones o los recargos por pagos atrasados. Tampoco se pueden descontar las compras hechas en supermercados, bares o la ropa (salvo que sea de trabajo).
